Analisis Sistem Informasi Penjualan Pakaian Jadi pada Distro Travies Clothing

A. Tentang Perusahaan

Distro Travies awalnya dibentuk pada tahun 2010 dengan nama awal yaitu "Hold Clothing", distro ini didirikan oleh Aditya Parama Putra karena melihat prospek yang tinggi dalam bidang pakaian. Seiring berjalannya waktu, distro ini berganti nama menjadi "Travies". Distro Travies banyak mensponsori acara - acara musik, dan sudah sempat membuka stand jualan di Surabaya Indie Clothing Expo 8th. Travies mendapatkan lonjakan permintaan dari konsumen.

B Visi dan Misi Distro Travies

Visi Distro Travies adalah "dengan mengedepankan kualitas barang dan pelayanan sehingga akan terwujudnya perusahaan yang berkualitas dan berkembang menuju pangsa pasar yang luas".

Untuk mewujudkan Visi, Distro Travies mempunyai Misi sebagai berikut : 

1. Meningkatkan pangsa pasar yang luas.
2. Memberikan pelayanan yang optimal terhadap masyarakat luas sehingga akan dapat menigkatkan penjualan.

C. Struktur Organisasi

Pembagian tugas kerja :

1. Pemilik
• Bertanggung jawab didalam semua aktifvitas distro
• Pengambil keputusan
• Memberi tugas dan wewenang kepada personal yang terkait
• Mendapatkan semua laporan-laporan dari seluruh kegiatan perusahaan termasuk laporan penjualan
2. Pegawai
• Memberikan pelayanan yang baik kepada konsumen
3. Kasir
• Mencatat setiap ada pengeluaran barang atau seluruh barang yang terjual
4. Bagian Gudang
• Mengecek persediaan barang
• Menyediakan persediaan barang

D. Deskripsi Studi Kasus
Sampai saat ini, distro travies hanya melayani pembelian barang lewat transaksi langsung (pembeli datang langsung ke distro). Sistem seperti ini sekarang dirasa kurang efisien, karena untuk memperluas usaha perlu diikuti dengan perluasan cakupan wilayah jual. Nah, salah satu caranya adalah dengan menggunakan sistem berbasis web (online shop). Dan seperti semua orang ketahui, berbelanja barang secara online sudah bukan hal yang jarang. Berbelanja secara online juga sangat mudah, yang diperlukan hanya device (HP / komputer) yang terkoneksi ke internet.

E. Analisis Sistem

a) Analisis PIECES

Analisa PIECES meliputi Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services. Berikut penjelasan masing-masing :

1. Performance :
• Dengan adanya aplikasi ini maka user tidak perlu mendatangi distro dan bisa mengecek barang - barang yang tersedia di distro hanya dengan mengakses web dari distro travies
• Cakupan wilayah penjualan barang jadi lebih luas dan tidak terbatas hanya di kota - kota sekitar distro travies
2. Information :
• Dalam proses pengolahan informasi, aplikasi mengirimkan pemesanan user ke server dimana data tersebut dikirimkan ke server untuk ditindaklanjuti oleh pemilik distro
3. Economy :
• Menambah pemasukan karena cakupan wilayah jual menjadi lebih luas
4. Control :
• User wajib registrasi dan login untuk memesan barang yang tersedia
5. Efficiency :
• Dengan adanya web ini maka user tidak perlu mendatangi distro sehingga meningkatkan user experience 
• Untuk user dari tempat yang jauh tidak perlu jauh - jauh datang ke distro travies untuk memesan barang
6. Services :
• User dapat mengecek ketersediaan stok barang di web tanpa harus mendatangi langsung distro travies
• User dapat memesan barang yang diinginkan (dan tersedia) dengan menghubungi kontak yang disediakan

b) Flow Map
Flowmap adalah bagian yang menunjukkan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika, bagan alir, digunakan terutama untuk alat bantu  dokumentasi. Berikut adalah flow map dari sistem yang kami analisis :

*keterangan : A = Arsip Penjualan Barang

c). Use Case

Use case adalah gambaran penggunaan sistem informasi dengan user. Use case memuat detail untuk requirement yang telah dituliskan. Berikut adalah use case dari sistem yang kami analisis :

d). Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan tentang keseluruhan sistem. Dalam diagram kontek hanya ada satu proses, tidak ada store dalam diagram konteks. Berikut adalah diagram konteks dari sistem yang kami analisis :

e). Data Flow Diagram

Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk mengambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah memudahkan pemakai atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. Berikut adalah DFD dari sistem yang kami analisis :

F. Desain Sistem

a) Class Diagram

b) Komponen Diagram 

c) Deployment Diagram

d) Sequence Diagram

e) Rancangan Sistem 

1. Halaman Utama

2. Halaman Login

3. Halaman Sign Up

4. Halaman About

5. Halaman Contact

6. Halaman Shirt

7. Halaman T-Shirt

8. Halaman Jacket

9. Halaman Bag

10. Halaman Hat

11. Halaman Short

12. Halaman Check Out

      *) untuk prototype bisa dilihat di travies.gubbins.web.id

G. Kebutuhan Aplikasi

1. Fungsional
• Pengolahan data ketersediaan barang
• Pengolahan data barang yang dikirimkan
• Perluasan wilayah jual
2. Non-Fungsional
• Operasional : digunakan pada web browser
• Security : login dengan email dan password
• Informasi : digunakan untuk melakukan pendaftaran user yang menggunakan sistem

H. Pertanyaan Kepada Manajemen Distro Travies

1. Struktur organisasi dari Travies seperti apa?
2. Bagaimana pembagiaan tugas dari masing - masing anggota perusahaan?
3. Mengapa sampai membuat sistem pemesanan secara online?
4. Apa keuntungan dari menambahkan cara baru (online) untuk memesan pakaian di Travies? 

Referensi :

1. https://www.instagram.com/traviesbali/
2. https://www.facebook.com/TraviesAtTheSeason/

Analisis SWOT

SWOT merupakan salah satu alat yang dapat dipakai untuk mengetahui keunggulan dan kelemahan dari suatu perusahaan atau sistem atau project.

SWOT sendiri terdiri dari 4 bagian, yaitu :

1. Strengths = kekuatan
2. Weaknesses = kelemahan 
3. Opportunities = peluang
4. Threats = ancaman

Dalam suatu hotel tentu memiliki suatu sistem atau alur kerja dan alur kontrol. Disini saya akan membahas mengenai SWOT dari alur kerja dan alur kontrol dari suatu hotel (hotel pada umumnya).

1. Strength
• Pembagian pekerjaan dari tiap - tiap divisi sangat jelas. Sudah ada penataan atau pembagian wilayah kerja dari masing - masing divisi. Oleh karena itu kecil kemungkinan orang dari divisi A akan mengerjakan pekerjaan pada divisi B.
• Alur kontrol jelas. Setiap divisi sendiri memiliki pimpinan sendiri - sendiri, dimana pimpinan inilah yang gunanya untuk mengontrol bawahannya masing - masing.
• Jumlah sumber daya manusia besar. Untuk hotel sendiri biasanya pasti memiliki sumber daya manusia (pekerja) dalam jumlah yang cukup besar. Jadi dalam pembagian waktu kerja dan pembagian wilayah kerja juga menjadi lebih mudah.
• Arah pergerakan dari perusahaan jelas. Setiap hotel pasti memiliki pimpinan yang memegang kendali terhadap perusahaannya. Sang pimpinan sendiri pasti memiliki suatu tujuan yang jelas agar bisnis hotel ini dapat tetap berjalan dengan lancar.
2. Weaknesses
• Penanggung jawab yang setingkat diatas mau tidak mau percaya dengan laporan yang diberikan penanggung jawab dibawahnya. Karena memiliki alur kontrol yang secara vertikal, jadi pimpinan terendah akan memberikan laporan kepada pimpinan diatasnya, dan pimpinan diatasnya tadi akan mengolah laporan itu untuk dilaporkan kembali kepimpinan diatasnya lagi atau mengambil tindakan dari laporan yang ia terima.
3. Opportunities
• Mempermudah pimpinan dalam menentukan keputusan. Karena sistem ini akan memberikan hasil dari pekerja pada jenjang terbawah, maka pimpinan sendiri akan termudahkan dalam pengambilan keputusan - keputusan terkait masa depan perusahaan (hotel) yang dipegangnya.
4. Threats
• Tidak ada hubungan langsung antara bawahan terbawah dengan atasan teratas. Ini dikarenakan memang pada alurnya sendiri telah dibagi dari atas kebawah secara vertikal dan berjenjang antara pekerja yang terlibat langsung dengan tamu, dengan orang yang menentukan kebijakan yang akan dilakukan oleh hotel itu sendiri.

Diagram Sistem Informasi Hotel

Penjelasan/deskripsi pekerjaan setiap jabatan pada diagram tersebut:

1.Transaction Processing System (TPS)

Pada umumnya bagian TPS ini diisi oleh divisi - divisi / departemen - departemen yang ada di setiap hotel. Sebagai contoh bisa kita ambil bagian pront office, dimana tugas dari front office sendiri adalah menangani tamu saat check-in atau check-out. Selain front office juga ada Guest Room atau umumnya Room Boy atau Room Girl, pekerjaan utama mereka adalah memberikan pelayanan kepada tamu khusus untuk bagian kebersihan dan keindahan ruangan kamar.

Tugas utama dari TPS sendiri adalah berinteraksi secara langsung dengan pelanggan atau dalam kasus ini tamu hotel itu sendiri.

2. Management Information Systems (MIS)

Pada posisi ini diperankan oleh kepala divisi. Tugas yang diembannya adalah bagaimana memanfaatkan sumber daya (manusia atau barang) agar bisnis hotel ini dapat berjalan dengan lancar. pada bagian ini lebih kepala mengelola asset - asset perusahaan dan menjalankan bisnis sesuai arah dan tujuan perusahaan itu sendiri yang dalam konteks ini, hotel.

3. Decision Support Systems (DSS)

Tugas dari DSS itu sendiri adalah mengolah data, dimana data yang dimaksud adalah pengeluaran, pemasukan, alur kerja organisasi, dan dari data - data yang telah diolah tersebut akan dapat pengembangan lebih lanjut demi kelancaran perusahaan. Bagian ini dipegang oleh Manager, dimana manager - manager ini akan mengurusi beberapa bagian tugasnya masing - masing. Misal Manager Personalia, dari data - data perusahan tersebut manager bagian ini dapat mempromosikan, memutasi, atau bahkan mem-PHK karyawan.

4. Executive Information System (EIS)

Untuk EIS sendiri sudah pasti akan dipegang oleh seorang General Manager yang memiliki otoritastertinggi dalam perusahaan. Si General Manager bertanggung jawab atas berlangsungannya segala kegiatan perusahaan, baik itu mengatur, membimbing, dan mengarahkan organisasi.